Людині XXI століття доводиться виконувати багато різних завдань. Але часто з цим виникають проблеми. Ми можемо щось забути, пропустити, переплутати. Впорядкувати цей хаос допоможе так званий тайм-менеджмент. Як розпланувати всі справи незалежно від того, хто ви: школяр, домогосподарка чи бізнесмен?
Системи планування
To do list — звичайний список справ, які потрібно виконати сьогодні.
“GTD” – тематичний “To do list”. Щоб не створювати один п'ятиметровий незручний список, створюєте кілька маленьких, які ділитимуть ваші завдання залежно від контексту, часу та ресурсів. Тобто що зробити, коли і де: “Що купити?”, “Що не забути в четвер?”, “Що зробити по дорозі?” і т.д.
“Матриця Ейзенхауера”. Є 4 квадратами: «Важливе, термінове», «Важливе, не термінове», «Не важливе, термінове», «Не важливе, не термінове». Ви розподіляєте завдання по цих чотирьох «скриньках» і просто намагаєтеся звільнити їх у відповідному порядку. Від виконання завдань із квадрата «Не важливе, не термінове» можна відмовитися зовсім.
“ABC аналіз”. За цією системою ви розподіляєте завдання на три категорії: А – важливо, В – потрібно, та С – «поглиначі часу». Останні не дають ні насолоди, ні наближення до мети. Завдання зі стовпчиків А та В ви виконуєте, а із С виключаєте.
“Система 135”. У розпорядку дня у вас має бути 1 важлива, 3 менш важливі та 5 якихось щоденних завдань. Так ви визначаєте собі мінімум справ, виконання якого забезпечить вам спокій і подушку безпеки в разі чого.
“Піраміда продуктивності Б. Франкліна” складається з 6 ступенів. Ваші життєві цінності, те, чого ви хочете від життя, — це його фундамент. Ваша глобальна мета, генеральний план її досягнення, довгостроковий (на роки) та короткостроковий (на місяці, тижні) плани — серцевина. А щоденні завдання – вершина. Можна назвати це «пірамідою щастя». Ви складаєте свій “To do list”, виходячи з питання: “Чи зробить це мене щасливим?”
“Agile results” – система планування справ, яка закохалася в цифру 3. Її суть у тому, щоб планувати по 3 завдання на рік, на місяць, на тиждень і на день. Це допомагає не переоцінювати свої можливості та чітко бачити, на чому концентруватися та чому приділяти більше уваги. Систему можна доповнити списками: «коштує» та «можу». Справи, які не вмістилися у цифру 3, записуємо до першого списку. А в другій вносимо ті, які можна виконати, але не обов'язково — ними займаємося в останню чергу.
Способи оформлення
Розклад щогодини. Можна розписувати відносини щогодини у вигляді стандартних таблиць, списків і кругових діаграм по циферблату.
Ментальні картки. Виходячи з однієї мети відгалуженнями, розписуєте всі способи її досягнення, свої думки щодо неї, додаткові матеріали та джерело. Така форма допомагає підходити до виконання великих завдань із різних сторін і навіть не виходити за окреслене коло роботи.
Running list – це список справ на тиждень, які ви призначаєте на день квадратиком. Якщо завдання виконане – зафарбовувати квадратик. Скасовано – закреслюєте хрестиком. Перенесена — малюєте стрілочку та наступний квадратик поряд.
Діаграма Ганта. По горизонталі вказуєте числа чи місяці, по вертикалі завдання. Потім просто встановлюєте час або дедлайн, до чи протягом якого ви повинні виконати поставлене завдання.
Bulette gournal – величезний блокнот, розписаний на рік, місяць, тиждень, день. Може містити у собі всі перелічені форми та системи. На все воля ваша.
І остання порада-попередження. Багато хто стикався з проблемою, що приділяла прикрасі планерів більше уваги, ніж виконанню поставлених завдань. Навчайтеся на чужих помилках і пам'ятайте, що головне мета, а не її красиве оформлення.