Прес-реліз – це така штука, з якої потім виходять новини. А щоб журналісти нічого не наплутали, потрібно грамотно подати їм вихідну інформацію. Спробуймо розібратися, як грамотно викласти інформацію про новинку (або новини), тобто написати прес-реліз.
Насамперед, Ви повинні визначитися з тим, на що саме Ви хочете звернути увагу. У прес-релізі має бути одна новина. Якщо Ви спробуєте всунути туди відразу кілька новин, це відверне увагу від найголовнішого, і потрібний ефект не досягне.
У прес-релізі обов'язково мають бути відповіді на запитання: Хто? Де? Коли? Про що? Навіщо?
Прес-реліз має бути написаний на офіційному бланку компанії. Це підвищує рівень довіри до викладеної у ньому інформації. Повинні бути чітко прописані назва компанії (установи), керівник (правильна та повна назва посади повне ім'я та прізвище), правильна та повна назва послуги чи продукту, або чітко викладений інформаційний привід.
Якщо прес-реліз пишеться від імені прес-служби, мінімізуйте використання оціночних суджень від імені прес-служби. Якщо ЗМІ прокоментують не сам факт, а Ваш коментар чи оцінку, може вийти ефект «зламаного телефону». Буде краще, якщо новина (новий продукт, інформаційний привід) прокоментує хтось із топ-менеджерів Вашої компанії.
Обсяг прес-релізу має перевищувати одну сторінку друкованого тексту, й у ньому мають бути викладені основні факти без зайвої деталізації. Якщо є необхідність дати пояснення або розширену інформацію про послугу/товар (таблиці, графіки, інформаційну довідку, фотографії), можна додати окремим файлом аналітичну записку.
У прес-релізі обов'язково потрібно вказати дату та контактну особу, у якої можна дізнатися подробиці, уточнити деталі або отримати додатковий коментар.
Крім того, треба пам'ятати, що в редакції щодня приходить безліч прес-релізів. Не намагайтеся звернути увагу редактора на Ваш прес-реліз яскравими фарбами чи екзотичними шрифтами. Як правило, якщо відкриваєш прес-реліз, а там «буйство фарб», відразу відпадає будь-яке бажання читати. Якщо Ви використовуватимете незвичайні шрифти, то вони можуть просто не читатися на комп'ютері у того, хто отримає Ваш прес-реліз.
Рекомендую при оформленні прес-релізу використовувати Arial або Times New Roman 12-14 кеглів. Ці шрифти добре підходять, якщо прес-реліз пересилається факсом і добре читаються в електронному вигляді.
Не розсилайте прес-реліз за допомогою безкоштовної електронної пошти – його можуть сприйняти як спам і витерти не читаючи. Прес-реліз краще надсилати з корпоративного «ящика».
Вдалої вам роботи та тільки хороших новин!