Щодня безлічі людей доводиться відчувати у собі феномен, ім'я якому – брак часу. Це пояснюється як особливостями сприйняття людиною просторово-часових відносин, а й щільністю завантаження графіка, одержуваної розподілом маси справ, які підлягають виконанню, обсяг наявного у нашому розпорядженні ресурсу часу.
Помічниками в раціональному розподілі часу для того, щоб встигнути зробити все і, по можливості, з найменшими витратами, готові стати (і стають) щоденники та подібні до них комп'ютерні програми, покликані зробити життя ділових і не лише людей більш компактним і раціонально спланованим. Від цього залежить часто навіть перспектива кар'єрного зростання та успіху у будь-якій галузі.
Щоправда, для того, щоб зробити свій розклад максимально продуманим і, головне, функціональним, необхідно дещо знати. Що саме?
По-перше, необхідно усвідомлювати, що планування – не те саме, що й реальне втілення задуманого в життя. Кажуть, хочеш насмішити Бога – розкажи йому про свої плани. Тому варто завжди бути готовими до того, що навіть геніально розроблений план може не призвести до найвищого зльоту на крилах успіху. По-друге, перша обставина повинна сприйматися Вами як необхідна умова, що накладає свій відбиток на Ваше життя, але цілком бути приголосним з таким перебігом речей навряд чи варто: бути готовим до невдачі не тотожно тому, щоб до неї чи не цілеспрямовано готуватися. Вашою метою у будь-якому випадку має бути подолання усіляких перешкод, які створюватимуть на вашому шляху випадок.
При плануванні слід застосовувати принцип вкладених планів. Його суть зводиться до того що, щоб вести складання власного розкладу у напрямі «довгострокова перспектива – короткострокова перспектива». Так, розумно спочатку визначитися з планами, скажімо, на рік, а потім розподілити необхідні для виконання поставлених у річному масштабі завдань “заходи” по кварталах, далі – по місяцях, у межах кожного місяця – по тижнях і т.д. Хоча це аж ніяк не означає, що одразу треба взятися за планування на рік уперед усіх календарних днів.
Очевидно, що короткострокове планування може бути виконано коректно лише у разі врахування максимальної кількості всіх можливих факторів. Усі фактори заздалегідь передбачити за кілька місяців не зможе, напевно, і ясновидець. А якщо, наприклад, наприкінці року чесно зізнатися собі у своїх прагненнях і сподіваннях на майбутні 12 місяців, до початку того, хто готується вступити в права місяця – поставити цілі та завдання на ці тридцять днів (з урахуванням, зрозуміло, плану вищого порядку – річного), наприкінці тижня – розподілити свої дії на день. справ, дзвінків, зустрічей, то тут можна побачити набагато більш прийнятну та функціональну модель.
При складанні денного розкладу не можна не враховувати деякі важливі аспекти, а саме: кількість справ, складність, невідкладність та терміновість кожного з них, обмеження часу (коли може погодитися на зустріч одна людина, коли можна зателефонувати іншій тощо). Управління даними характеристиками та розставлення відповідно до них всього того, що має бути зроблено сьогодні, має переслідувати дві головні цілі – зниження Ваших витрат (головним чином, просторово-часових, що може виявлятися у виборі маршруту пересування містом для проведення зустрічей з партнерами так, щоб скоротити сумарний час на дорогу) та виконання тих завдань, які Ви.
При плануванні своїх дій протягом дня необхідно намагатися створювати собі резерв на випадок непередбачених обставин (скажімо, якщо, за Вашими розрахунками, на зустріч разом з дорогою піде одна година, а у Вашому розпорядженні знаходиться більший час, то не треба поспішати після цієї зустрічі «впритул» ставити іншу, а можна передбачити у своєму графіку 1 затягнутися). Щоправда, повторимося: гарантувати успішне та гладке переміщення від одного завдання до іншого ніхто не може.
Постійне життя в інтенсивному темпі з часом призведе до того, що Ви навчитеся бути мобільним та оцінювати очікувані незаплановані витрати заздалегідь, а тому складати свій графік більш майстерно. Це прийде згодом. Люди навчаються на своїх помилках – це свідчить на користь того, що помилятися корисно. Щоправда, подбати про зменшення кількості помилок заздалегідь – це все ж таки краще. Однак для цього треба вивчити одне дуже важливе правило: ставте перед собою амбітні, але реальні цілі, тобто йдуть у ногу зі здоровим глуздом і реальними законами та обставинами, в яких ми з вами живемо.
План не панацея, а лише засіб зробити життя осмисленішим.